Das Pendlerpauschale und der Pendlereuro können auf Antrag des Arbeitnehmers im Rahmen der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Der dabei ansetzbare Betrag wird mit dem Pendlerrechner der Finanzverwaltung ermittelt. Ergibt eine spätere Prüfung der lohnabhängigen Abgaben und Beiträge, dass die Berechnung auf offensichtlich unrichtigen Angaben des Arbeitnehmers basiert, haftet der Arbeitgeber für die Differenz.
Laut den Lohnsteuerrichtlinien sind Angaben beispielsweise dann offensichtlich falsch, wenn die vom Arbeitnehmer angegebene Wohnadresse oder Arbeitsstätte nicht mit den beim Arbeitgeber aufliegenden Informationen übereinstimmen, für die zurückgelegte Strecke ein Werksverkehr eingerichtet ist oder der Arbeitnehmer einen Firmenwagen statt seines privaten Fahrzeuges nutzt. Offensichtlich falsch ist die Berechnung außerdem dann, wenn der Arbeitnehmer einen Tag angegeben hat (z. B. Sonntag), an dem er grundsätzlich nicht arbeitet (kein repräsentativer Tag). Das BMF hat nun klargestellt, dass auch Feiertage grundsätzlich keine repräsentativen Tage sind.
Nicht offensichtlich unrichtig ist eine an sich falsche Berechnung hingegen dann, wenn sich ein dabei berücksichtigter Fahrplan nachträglich geändert hat oder die Angaben zum durchschnittlichen Beginn und Ende der Arbeitszeit bei flexiblen Arbeitszeitmodellen zwar nicht zutreffend, für den Arbeitgeber aber grundsätzlich plausibel waren.
Eine generelle Haftung des Arbeitgebers besteht überdies auch dann, wenn das Pendlerpauschale bei der Lohnverrechnung berücksichtigt wird, obwohl das dafür notwendige Formular L34 nicht vollständig ausgefüllt (mit Berechnung des Pendlerrechners) vorliegt.
Stand: 25. Februar 2020
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